JurPC Web-Dok. 103/2005 - DOI 10.7328/jurpcb/2005209104

Ralph Guise-Rübe *

Die Bedeutung und die Chancen des elektronischen Rechtsverkehrs als Teil der Justizautomation

JurPC Web-Dok. 103/2005, Abs. 1 - 29

Inhaltsübersicht

A.Vorbemerkung
B.Zum Verständnis des Begriffs "Elektronischer Rechtsverkehr"
C.Elektronischer Rechtsverkehr als wichtiger Schritt zu einer modernen und fortschrittlichen Justiz
D.Die nötigen Schlußfolgerungen
E.Thesen

A. Vorbemerkung

Die zunehmend angespannte Haushaltslage im Bund und in den Ländern erfordert in den kommenden Jahren ohne jeden Zweifel umfangreiche Veränderungen in Staat und Gesellschaft, mithin auch in der Justiz. Neben umfassenden Strukturreformen und einer damit einhergehenden Beschränkung der Justiz auf ihre Kernaufgaben, bedarf es dabei aber auch einer vertiefenden Betrachtung der Möglichkeiten einer fortschreitenden Justizautomation insbesondere auch durch die vermehrte Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs in justizielle Verfahrensabläufe. JurPC Web-Dok.
103/2005, Abs. 1

B. Zum Verständnis des Begriffs "Elektronischer Rechtsverkehr"

Um von einem gemeinsamen Sprachverständnis auszugehen soll zunächst näher erläutert werden, was im Kontext dieser Ausführungen unter "elektronischem Rechtsverkehr" zu verstehen ist. Abs. 2
Der klassische Prozessablauf in den gerichtlichen Verfahrensgesetzen ist seit dem Jahr 2001 mit Elementen des elektronischen Rechtsverkehrs konfrontiert. In diesem Zusammenhang denkt man beim elektronischen Rechtsverkehr in erster Linie an die durch §§ 130 a ZPO oder 86 a VwGO geschaffene Möglichkeit, Klagen und andere prozessuale Erklärungen in elektronischer Weise statt schriftlich auf Papier bei den Gerichten einzureichen. Ebenso sollen gerichtliche Entscheidungen wie Beschlüsse und Urteile und formlose Nachrichten elektronisch an die Verfahrensbeteiligten übermittelt werden können. Elektronischer Rechtsverkehr ist nach diesem Verständnis lediglich auf die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und den Gerichten ausgerichtet. Die Zielrichtung des elektronischen Rechtsverkehrs geht aber bei richtiger Betrachtung weit über die bloße Kommunikation hinaus und umfasst die interne elektronische Sachbehandlung, den sog. Workflow, ebenso wie die elektronische Aktenführung und die elektronischen Archivierung. Abs. 3
De lege lata beschränkt sich der elektronische Rechtsverkehr aber leider nur auf die Außenkommunikation zwischen den Parteien und den Gerichten, so dass die elektronisch bei Gericht eingegangene Post ausgedruckt und zur papiernen Akte genommen werden muss. Nach gegenwärtiger Einschätzung gibt es allerdings Hoffnung, dass im Laufe des Jahres 2005 das Justizkommunikationsgesetz in Kraft treten wird, welches die übrigen gesetzlichen Voraussetzungen für den elektronischen Rechtsverkehr regelt. Mit Inkraftreten dieses Gesetzes ermöglicht der Gesetzgeber erstmals die ganzheitliche Abbildung von gerichtlichen Verfahren in elektronischer Form: Ein wahrlich justizhistorischer Schritt! Abs. 4
Auch Niedersachsen hat inzwischen eine Verordnung im Sinne des § 130 a ZPO erlassen. Seit dem 1. Juni 2004 gibt es in Familiensachen beim Amtsgericht Westerstede die Möglichkeit, bestimmende Schriftsätze elektronisch einzureichen und mit Externen, das sind vor allem die Anwälte, elektronisch zu kommunizieren. Anlass hierfür war das niedersächsische Pilotprojekt "Elektronischer Rechtsverkehr in Familiensachen". Mit diesem Projekt soll es gelingen, erstmals einen Familienprozess vom Eingang der Antragsschrift bis zur Zustellung des Urteils ganzheitlich elektronisch abzubilden. Mit der im Entwicklungsverbund mit den Ländern Hessen, Sachsen-Anhalt und Bremen entwickelten Fachsoftware EUREKA und der Zusammenarbeit mit T-Systems als strategischem Partner glauben wir, der technischen Herausforderung gerecht geworden zu sein. Neben der von T-Systems entwickelten Komponenten für die Außenkommunikation ist es dem EUREKA-Entwicklerteam gelungen, eine justizspezifischen Anforderungen gerecht werdende elektronische Akte zu entwickeln und auch die Einbindung des Richter- und Rechtspflegerarbeitsplatzes in die elektronische Vorgangsbearbeitung technisch zu realisieren. Der Dezernent bedarf für die Vorgangsbearbeitung dank der Entwicklung von EUREKA-Adlatus zukünftig keiner papiernen Bearbeitung mehr. Abs. 5

C. Elektronischer Rechtsverkehr als wichtiger Schritt zu einer modernen und fortschrittlichen Justiz

Aber warum reden wir überhaupt über elektronischen Rechtsverkehr im Sinne einer ganzheitlichen Abbildung von Verfahrensabläufen und sehen in seiner Entwicklung einen wichtigen Schritt zu einer modernen und fortschrittlichen Justiz? Abs. 6
Der deutsche Schriftsteller Georg Christoph Lichtenberg hat bereits im 18. Jahrhundert folgendes gesagt: Abs. 7
"Ich kann freilich nicht sagen, ob es besser werden wird, wenn es anders wird; aber so viel kann ich sagen, es muss anders werden, wenn es gut werden soll".(1)Abs. 8
Es geht also um Veränderungsprozesse: Das Haus "Justiz" von morgen wird mit dem Bild der Justiz von heute nicht mehr zu vergleichen sein. Nicht nur in Niedersachsen, sondern in allen Bundesländern steht man gegenwärtig vor der historischen Herausforderung, mit immer weniger Haushaltsmitteln gleichwertig hohe Arbeitsleistung erbringen zu müssen. Dies gelingt uns zunehmend schwieriger. Jeder von uns spürt, dass umfangreiche Strukturreformen zur Aufrechterhaltung unserer verfassungsspezifischen Aufgaben erforderlich sein werden. Durch Sparen alleine werden wir aufgrund der neuerlich bekannt gewordenen Steuerausfälle in Milliardenhöhe und der hohen Zinsbelastung nicht die erwünschte Haushaltskonsolidierung erreichen können. Niemand weiß allerdings genau, wie die erforderlichen strukturellen Veränderungen aussehen werden. Von einer Tatsache bin ich in diesem Zusammenhang allerdings überzeugt: Der Automation von Betriebsabläufen wird bei jedweden Strukturveränderungen eine bedeutende, wenn nicht sogar eine entscheidende Rolle bei der zukünftigen Aufgabenbewältigung der Justiz zukommen. Bei dieser Betrachtung verfolge ich bewusst einen ganzheitlichen Ansatz, sehe also den Reformbedarf in der Justiz insgesamt und die Justizautomation dabei als wichtiges Instrument zur Vereinfachung und Optimierung von Arbeitsabläufen der zukünftigen Strukturen, vereinfacht gesagt, als das neue "Herz-Kreislaufsystem" einer funktionierenden Justiz. Abs. 9
Neben dem Einsatz von Fachverfahren, die die Vorgangsbearbeitung insgesamt vereinfachen sollen, kommt dabei insbesondere bei vertikalen Ablaufveränderungen einer verbreitenden Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs eine wichtige Rolle zu. Durch die zunehmende Einführung der elektronischen Aktenführung und eines IT unterstützten Workflows sowie einer elektronischen Archivierung von Akten werden sich aus dem elektronischen Rechtsverkehr weitgehende Veränderungen in den Arbeitsabläufen bei den Gerichten und in gleicher Weise auch in den Anwaltskanzleien ergeben. Damit zeigt sich aber, dass der elektronische Rechtsverkehr zugleich ein Ansatz zur Organisationsreform ist, der dazu zwingt, Arbeitsabläufe vollkommen neu zu definieren sowie sie straffer und effektiver zu gestalten. Dies gilt für die Gerichte ebenso wie für die Anwaltschaft als externe Kommunikationspartner. Abs. 10
Worin liegen nun aber die Vorteile für die Justiz? Was sind es für Optimierungsmöglichkeiten, die wir uns von der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs versprechen und wie verhalten sich etwaige Risiken hierzu? Abs. 11
Zu den Vorteilen: Da wäre zunächst die elektronische Außenkommunikation. Sie bietet neben dem den Parteien entgegen kommenden Zeitgewinn auch die Aussicht auf einen Wegfall von Portokosten. Von der elektronischen Aktenführung und Aktenbearbeitung erhoffen wir uns einen besseren Zugriff auf die Akten und einen Wegfall von manuellen Aktentransporten. Die elektronische Akte ist grundsätzlich überall sofort verfügbar. Die örtliche Erreichbarkeit der elektronischen Akte wird nur durch die Integration in Datennetze begrenzt. Selbst ein globaler Zugriff wäre kein Problem. Positiv ist auch, dass zukünftig mehrere Personen gleichzeitig die Akte einsehen und bearbeiten können. Die häufig zu beobachtenden Probleme bei der sog. Duploakte für Sachverständige oder Anwälte bei zu gewährender Akteneinsicht entfallen. Elektronische Akten sind ferner mit einem nur geringfügigen Aufwand vorzuhalten. Abs. 12
Der IT unterstützte Workflow soll schließlich eine vereinfachte und beschleunigte Verfahrensbearbeitung ermöglichen, da der Akteninhalt elektronisch nach völlig anderen Kriterien bestimmt, sortiert und systematisiert werden kann, als es bei einer lediglich chronologisch geordneten Papierakte der Fall ist. Mit der elektronischen Archivierung könnten darüber hinaus Kosten für die Aufbewahrung der Akten und Räumlichkeiten auf Dauer eingespart werden. Abs. 13
Die Darstellung der erzielbaren Vorteile ist aber nur das eine. Auch die technische Realisierung stellt nicht das eigentliche Problem dar. Es fällt auch nicht schwer die Vorstellung zu entwickeln, die technischen Erkenntnisse und Errungenschaften aus dem Projekt "Elektronischer Rechtsverkehr in Familiensachen" für andere Fachbereiche alsbald nutzbar zu machen. Abs. 14
Sämtliche mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs verbundenen Vorteile lassen sich aber nur dann realisieren, wenn auch die Nutzungsbereitschaft derjenigen vorhanden ist, die zukünftig in den Serviceeinheiten und an den Dezernatsarbeitsplätzen mit der elektronischen Arbeit betraut sein werden. Mit diesem Aspekt komme ich auf ein besonderes Risiko zu sprechen, das nur zu leicht vernachlässigt wird. Abs. 15
Die auf dieses Risiko bezogene Frage lautet: Was nutzen technische Errungenschaften und theoretische Optimierungsmöglichkeiten von Arbeitsabläufen, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Justiz sie nicht im Interesse einer effizienteren Prozessgestaltung umsetzen wollen?Abs. 16
Damit ist ein bei Veränderungsprozessen grundsätzlich unterschätztes Problem angesprochen, nämlich das der Akzeptanz. Die unsere Vorstellungen begleitenden Veränderungen werden nur dann Wirklichkeit werden, wenn es uns neben vielen Konzepten auch gelingt, ein Veränderungsbewusstsein an der Basis zu schaffen. Man muss deutlich machen, warum es sich für jeden einzelnen Anwender lohnt, die durch den elektronischen Rechtsverkehr verursachten Änderungen der Arbeitsabläufe im eigenen Interesse umzusetzen. Dabei ist es wichtig, den Betroffenen das Gefühl zu geben, in die Entscheidungsfindung, d.h. in die Prozessgestaltung selbst einbezogen zu sein und nicht vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Gegenwärtig gelingt uns das nur schwerlich, weil im Großen und Ganzen die maßgeblichen Managementprozesse nicht adäquat vorbereitet worden sind. Abs. 17
Ungeachtet wie diese notwendigen Veränderungen der Managementprozesse aussehen: Voraussetzung für ein Werben um Akzeptanz ist in jedem Fall, dass man sich zunächst auch mit den subjektiv empfundenen Nachteilen des elektronischen Rechtsverkehrs, namentlich der elektronischen Aktenführung und den damit verbundenen Ängsten und Vorbehalten auseinandersetzt. Die Befürchtung von vielen Kolleginnen und Kollegen im Geschäftsbereich ist ein Verlust an Qualität und an Komfort bei der täglichen Aktenbearbeitung. Stimmt diese Einschätzung? Abs. 18
Um eine richtige Antwort geben zu können, muss man sich zunächst einmal die Vorzüge der herkömmlichen Papierakte vor Augen führen. Herkömmliche Papierakten haben den Vorteil, dass sie immer und an jedwedem Ort zu lesen sind. So können sie zu Sitzungen und Ortsterminen problemlos mitgenommen und dort eingesehen werden. Mit Papierakten kann auch jeder problemlos umgehen. Es bedarf diesbezüglich keiner aufwendigen Schulungen. Ein zusätzlich wichtiger Punkt ist zudem der Folgende: Herkömmliche Papierakten erlauben ein Lesen in beliebiger Körperhaltung und zwar überall, sei es im Büro, auf dem Weg zur Arbeit in der U-Bahn oder im hauseigenem Arbeitszimmer. Urkunden sind in einer Papierakte derart integriert, dass sie zielgenau und ohne besonderen Aufwand wahrgenommen werden können. Ein für jeden von uns bekannter Vorteil ist auch, dass sich die Papierakte zügig durchblättern lässt, Lesezeichen aller Art möglich sind und ein sofortiges Wiederauffinden bedeutender Aktenstellen gewährleistet ist. Auch die unterschiedlichen Papierarten und -farben unterstützen oft ein unbewusstes, aber recht effektives schnelles Zurechtfinden in einer Papierakte. Abs. 19
Bei diesen Vorteilen fällt es in der Tat gegenwärtig schwer, die Argumente derjenigen zu entkräften, die bei umfangreichen Verfahrensakten ungeachtet der zunehmend besser werdenden Bildschirmqualität eine rein elektronische Aktenbearbeitung als für nicht zumutbar erachten. Für ihre Position streiten auch konkrete Nachteile einer rein elektronischen Aktenbearbeitung. So bin auch ich mir darüber bewusst, dass die Einführung einer elektronischen Akte eine völlige Abhängigkeit von funktionierenden EDV-Systemen bedeutet. Hardware- oder Softwarestörungen lassen die Arbeit mit der elektronischen Akte schlagartig zum Erliegen kommen. Zudem wird eine verstärkte Abhängigkeit von Verfügbarkeit, Qualität und Einsatzbereitschaft des EDV-Personals eintreten. Schließlich kann man sich auch einem weiteren praktischen Nachteil nicht verschließen: Längeres konzentriertes Arbeiten am Bildschirm ist erfahrungsgemäß außerordentlich anstrengend und sehr ermüdend. Allen von uns ist dieses Phänomen bekannt. Man denke nur an Tippfehler, die auf dem Papier sofort ins Auge springen, auf dem Bildschirm allerdings trotz angestrengten Hinschauens nur allzu leicht übersehen werden. Hieraus wird deutlich, dass die Arbeit mit einer elektronischen Akte gegenwärtig nur dann sinnvoll ist, wenn ihr Inhalt überschaubar ist. Abs. 20
Vor diesem Hintergrund kann man trotz aller positiven Aspekte nicht verlässlich vorhersagen, ob sich der elektronische Rechtsverkehr in seiner umfassenden Darstellung in allen Prozessabläufen der Justiz tatsächlich zügig umsetzen lassen wird. Es mag vielmehr sein, dass der Umfang der Aktenbearbeitung und die Vielfalt der Unterlagen in vielen Bereichen nach wie vor für eine herkömmliche Aktenbearbeitung streiten. Abs. 21

D. Die nötigen Schlußfolgerungen

Welche Schlussfolgerung sind nun aus alledem zu ziehen? Ich denke, Grund zur Resignation gibt es nicht. Mir liegt nur an einer bedächtigen Beurteilung der Realisierungschancen hinsichtlich der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs. Die Probleme zeigen doch, dass eine flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs ungeachtet der rechtlichen Umsetzung gegenwärtig zu früh käme und die zu erzielenden Synergieeffekte und Rationalisierungsgewinne aufgrund einer fehlenden Akzeptanz zu verpuffen drohen würden. Es bedarf vielmehr erst behutsamer Erfahrungen, die sich durch positive Resonanz kennzeichnen und den Mehrwert in unterschiedlichen Bereichen der Rechtsprozesse für die Kolleginnen und Kollegen im Geschäftsbereich deutlich machen. Insofern erscheint aber gerade der Bereich der Massenverfahren, wo die Akten einen angemessenen Umfang haben und zugleich die anwaltliche Beteiligung geringer ist, für die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs auch über eine Pilotphase hinaus sozial verträglich und förderlich zu sein. Aus diesem Grund beabsichtigt Niedersachen im Bereich der Straßenverkehrsordnungswidrigkeiten bereits im Jahr 2005 eine ausschließlich elektronische Aktenbearbeitung, zunächst für den Amtsgerichtsbezirk Hannover, alsbald dann zusätzlich für die übrigen Amtsgerichtsbezirke einzuführen. Abs. 22
Auch in der Arbeitsgerichtsbarkeit bietet sich die rasche Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs an. Nach Auskunft des Präsidenten des Niedersächsischen Landesarbeitsgerichts arbeiten viele der beteiligten Firmen mit elektronischen Akten und wären dankbar, wenn sie elektronisch mit den Arbeitsgerichten kommunizieren könnten. Eine elektronische Aktenbearbeitung in den Arbeitsgerichten selbst erscheint ebenfalls als zumutbar, berücksichtigt man die hohe Vergleichsquote und den dadurch in einer Vielzahl der Fälle bedingten reduzierten Aktenumfang. Für den klassischen Zivilprozess, so meine Prognose, wird es allerdings erst im kommenden Jahrzehnt, nach einer ergonomischen Weiterentwicklung der Bildschirmqualität und einer bis dahin auf praktischen Erfahrungen beruhenden und gewachsenen Akzeptanz eine flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs geben können. Abs. 23
Lassen Sie mich abschließend noch auf einen ganz anderen Punkt zu sprechen kommen: Was immer wir im Bereich der Justizautomation auch zukünftig tun, es kostet sehr viel Geld. Die Systeme entwickeln sich nicht kostenlos weiter und müssen den sich ändernden technologischen Gegebenheiten fortwährend angepasst werden - eine Herausforderung, vor der jede Landesjustizverwaltung steht. Dabei muss man sich klar machen, dass wir in Bezug auf die IT-Unterstützung in der Justiz erst am Anfang einer unbegrenzten Zeitschiene stehen. Insofern ist es für mich als IT-Verantwortlichen nur schwer verständlich, dass die Länder, im Bereich der Justizautomation eine Vielzahl von Einzelentwicklungen haben, die jeweils für sich genommen Millionen von Euro verschlingen und Abhängigkeiten zu großen Softwarehäusern bedeuten. Zwar gibt es auch insoweit länderübergreifende Entwicklungsverbünde. Eine darüber hinausgehende länderübergreifende Zusammenarbeit wäre jedoch zum Zwecke der Kostenminimierung wünschenswert. Dabei bin ich davon überzeugt, dass eine stärkere Konzentration auf justizeigene Programmierer auf Dauer gesehen die günstigste Lösung ist und die erforderliche Unabhängigkeit gewährleistet. Abs. 24

E. Thesen

Die hier verfochtenen Grundgedanken lassen sich thesenartig wie folgt zusammenfassen: Abs. 25
1. Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zur Organisationsreform ist vor dem Hintergrund der anstehenden Veränderungen sinnvoll. Abs. 26
2. Der Schwerpunkt der Betrachtung darf dabei aber nicht nur in der technischen Realisierung liegen, sondern muss mit mindestens gleichem Gewicht auch die Implementierung eines Veränderungsmanagements beinhalten. Abs. 27
3. Eine auf dieser Konzeption fußende sukzessive Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bis 2010 beginnend bei Massenverfahren bis hin zu den übrigen Prozessabläufen erscheint als möglich. Abs. 28
4. Eine stärkere länderübergreifende Zusammenarbeit bei der Entwicklung der für die Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs erforderlichen Fachverfahren wäre mittel- und langfristig sowohl aus Gründen der Kostenminimierung als auch unter Qualitätsgesichtspunkten wünschenswert.
JurPC Web-Dok.
103/2005, Abs. 29

Fußnote:

(1)   http://www.lichtenberg-gesellschaft.de/l_wirk_sudel_02.html
* Dr. Ralph Guise-Rübe ist Richter am Oberlandesgericht und Leiter des Referats "IuK und elektronischer Rechtsverkehr" im Niedersächsischen Justizministerium.
 - Es handelt sich bei dem Beitrag um den Text des Vortrags, den der Verfasser im Rahmen des außerordentlichen Treffens der Justizstaatssekretäre am 4.6.2004 in Wildeshausen gehalten hat. Da die Grundgedanken von nachgehenden Veränderungen (wie z.B. dem zwischenzeitlichen Inkrafttreten des Justizkommunikationsgesetzes) nicht berührt werden, wurde auf eine Aktualisierung verzichtet.
[online seit: 16.09.2005 ]
Zitiervorschlag: Autor, Titel, JurPC Web-Dok., Abs.
Zitiervorschlag: Guise-Rübe, Ralph, Die Bedeutung und die Chancen des elektronischen Rechtsverkehrs als Teil der Justizautomation - JurPC-Web-Dok. 0103/2005


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